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會計檔案需要保管多久？如何銷毀？有什么風險？

法律 法律9290
一、各類會計檔案保管期限
按照2015年財政部和國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》（中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號，以下簡稱“79號令”）的規(guī)定，企業(yè)的會計檔案保管年限按下表所列示的期限進行保管。
企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表 
對于上表中所列示的會計檔案保管，除了保管期限外，實務中需要關(guān)注以下幾個問題：
1、保管期限如何計算。上述表中所列示的會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。如2021年的會計檔案，從2022年1月1日開始計算保管年限。
2、企業(yè)如何確定保管期限。上述會計檔案保管期限為最低保管期限，企業(yè)可以在此基礎(chǔ)上增加年限。
3、企業(yè)自定義的會計檔案如何確定保管期限。企業(yè)會計檔案的具體名稱如有同上表所列檔案名稱不相符的，應當（就是必須）比照類似檔案的保管期限確定具體年限。
4、企業(yè)合并，會計檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生合并，合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。
5、企業(yè)分立，會計檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生分立，分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的會計檔案。
分立后原單位解散的,其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的會計檔案。
6、企業(yè)注銷，會計檔案如何保管。79號令規(guī)定，單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
這個有關(guān)規(guī)定是如何規(guī)定的呢？
按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，企業(yè)發(fā)生撤銷、合并等情形時，應當按照規(guī)定向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案。
對于絕大部分民營企業(yè)而言，注銷后向政府部門移交檔案基本不切實際。那企業(yè)所有者能自行銷毀嗎？
保險起見，建議參考原《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）的規(guī)定，在會計檔案尚未到達保管期限時，由財產(chǎn)所有者（股東）代管。待保管期限屆滿時，按下列銷毀程序處理。
二、會計檔案銷毀程序
(一)檔案鑒定
按照79號令的要求，會計檔案保管到期后，公司應成立檔案鑒定小組，對檔案進行鑒定。
鑒定小組由檔案管理部門（財務部或行政部）牽頭，成員包括公司會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員（注：只需公司內(nèi)部人員即可，不需外請中介機構(gòu)協(xié)助）。
鑒定小組鑒定后，形成鑒定意見并由鑒定人員簽字，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀（注：不需向政府部門報備或?qū)徟?/section>
保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。
(二)會計檔案銷毀程序
1、編制銷毀清冊。檔案管理部門編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。
2、簽署意見。單位負責人、檔案管理機構(gòu)負責人、會計管理機構(gòu)負責人、檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
3、現(xiàn)場監(jiān)銷。單位檔案管理機構(gòu)負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷（如焚燒、粉碎或打成紙漿）。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名。
《會計檔案銷毀清冊》沒有統(tǒng)一的格式，有需要的企業(yè)可以參考下面的樣表進行增減。

會計檔案銷毀清冊（樣表）

三、故意銷毀賬簿的法律責任

如果不到保管期限而銷毀賬簿，會有什么后果呢？通常來說，如果企業(yè)沒有任何問題，不會有什么后果。但如果出現(xiàn)了一些經(jīng)濟和稅收問題，有關(guān)部門檢查的時候，發(fā)現(xiàn)賬簿保管未到期而已經(jīng)被銷毀，可能會涉及以下法律責任。

2022年4月29日，最高人民檢察院、公安部4月29日聯(lián)合發(fā)布修訂后的《關(guān)于公安機關(guān)管轄的刑事案件立案追訴標準的規(guī)定（二）》，修訂后的《立案追訴標準（二）》對公安機關(guān)管轄的78種經(jīng)濟犯罪案件立案追訴標準予以進一步明確規(guī)定，該標準自2022年5月15日起實施。其中第八條是關(guān)于故意銷毀賬簿的條款。

第八條  〔隱匿、故意銷毀會計憑證、會計帳簿、財務會計報告案（刑法第一百六十二條之一）〕隱匿或者故意銷毀依法應當保存的會計憑證、會計帳簿、財務會計報告，涉嫌下列情形之一的，應予立案追訴：    
(一)隱匿、故意銷毀的會計憑證、會計帳簿、財務會計報告涉及金額在五十萬元以上的；    
(二)依法應當向監(jiān)察機關(guān)、司法機關(guān)、行政機關(guān)、有關(guān)主管部門等提供而隱匿、故意銷毀或者拒不交出會計憑證、會計帳簿、財務會計報告的；
(三)其他情節(jié)嚴重的情形。
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